Порядок возмещения работникам расходов установлен Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. N 749.
Служебную командировку работника следует оформлять следующими документами:
- приказ о направлении в командировку - форма Т-9. Если едет несколько человек, используйте форму Т-9а;
- командировочное удостоверение и служебное задание не обязательны. Но если вам удобнее, можете их оформить (Письмо ФНС от 24.11.2015 N СД-4-3/20427);
- аванс на командировку перечислите на зарплатную карту или выдайте наличными. Сумму аванса считайте исходя из суточных и расходов, которые работник должен будет оплатить в командировке (п. 10 Положения о командировках).
- авансовый отчет;
- подтверждение расходов. Не позднее 3 рабочих дней после возвращения из командировки работник должен представить авансовый отчет, приложив к нему подтверждающие расходы документы (п. 26 Положения).